Com contractar un grup per a la festa major: guia per a comissions
Cada any moltes comissions de festes es troben amb la mateixa feina: triar el grup del concert gran, entendre què paguen, reunir els papers que demana l'ajuntament i lligar l'escenari i el so. Us expliquem com ho fem nosaltres, pas a pas, perquè ho tingueu tot controlat abans de signar.
La resposta curta
Per contractar un grup per a la festa major, fixeu primer la data, l'horari i l'espai, mireu si la festa ja té equip de so i demaneu una proposta tancada que digui exactament què inclou. En el nostre cas inclou les 2 hores de concert, l'alta i la baixa dels músics a la Seguretat Social, l'assegurança de responsabilitat civil, el personal tècnic, el desplaçament i el roadmanager.
Abans de demanar proposta: què ha de tenir clar la comissió
Com més concreta sigui la primera consulta, més ràpid i més exacte serà el pressupost. No cal tenir-ho tot lligat, però sí unes quantes respostes que condicionen el concert i el preu final. Sovint la comissió les té repartides entre diverses persones; val la pena posar-les en comú abans d'escriure a cap grup.
- La data i una alternativa. Si el dia gran ja està agafat, tenir una segona nit possible (la vigília, el dissabte) us obre més opcions.
- L'hora aproximada d'inici. No és el mateix el concert de mitjanit que el que tanca la nit després dels focs o del correfoc.
- L'espai. Plaça, pista poliesportiva, pavelló, envelat o carpa: cada lloc té accessos, corrent i acústica diferents.
- El públic que espereu. Famílies, colles de joves, gent gran que surt a la fresca… Un concert pensat per a tothom a partir de 30 anys i per a públic familiar funciona en la majoria de festes, però ens agrada saber-ho.
- Si teniu so i llum contractats. És la pregunta que més canvia el pressupost. Ho expliquem més avall.
- Qui serà la persona de contacte. Una sola veu per part de la comissió evita malentesos.
Què ha d'incloure una proposta tancada
Una proposta tancada vol dir que la xifra que us enviem és la que pagareu, sense afegits el dia del concert. Perquè sigui així, ha de quedar escrit què hi entra i què no. Quan contracteu el nostre concert de versions per a la festa major, la proposta inclou:
- Les 2 hores d'actuació en directe, sense pauses, amb 5 músics a l'escenari (veu i showman, guitarra, baix, bateria i teclats).
- El tècnic de llums, que porta el disseny de llums sincronitzat amb el concert.
- L'alta i la baixa de tots els músics a la Seguretat Social.
- El personal tècnic necessari per al nostre muntatge.
- L'assegurança de responsabilitat civil.
- El desplaçament i el roadmanager, que coordina l'arribada, el muntatge i els horaris amb vosaltres.
Hi ha dues coses que convé saber de bon principi. La primera: els nostres pressupostos s'expressen sense IVA, així que la comissió ha de comptar-lo a part. La segona: l'equip de so no va inclòs de sèrie, perquè moltes festes ja en tenen un de contractat per a tot el cap de setmana. Si no en teniu, us fem una proposta amb equip tècnic inclòs i ho teniu tot en un sol pressupost. A la pàgina general de contractacions trobareu també els formats per a celebracions privades.
Pas a pas: de la primera consulta al dia del concert
Ens escriviu
Ompliu el formulari de contractació amb la data, la població, l'espai i si teniu so. Si ho preferiu, truqueu a Jordi Lozano, que porta la contractació.
Us enviem la proposta
Rebeu una proposta tancada amb el que inclou i, si cal, l'opció amb equip tècnic. Si teniu dubtes, ho parlem per telèfon abans de portar-ho a la reunió de comissió.
Confirmeu i lliguem la documentació
Un cop acceptada, us fem arribar la documentació que necessiteu per tramitar el pagament i els permisos davant l'ajuntament.
Coordinació tècnica
Oriol Merino, el nostre responsable tècnic, parla amb vosaltres o amb l'empresa de so per tancar escenari, corrent, hora de muntatge i prova de so.
El dia de la festa
El roadmanager arriba amb l'equip a l'hora pactada, es fa el muntatge i la prova, i a l'hora acordada comencen dues hores de concert sense aturades.
Els papers que solen demanar els ajuntaments
Quan la festa major la paga un ajuntament o una entitat que en depèn, el contracte d'un grup passa per tràmits administratius. Cada consistori té el seu procediment, però hi ha documents que es repeteixen gairebé sempre: acreditar que els músics estan donats d'alta a la Seguretat Social el dia de l'actuació, presentar l'assegurança de responsabilitat civil i emetre la factura a nom de qui paga.
Per això aquests conceptes ja formen part de la nostra proposta. La titular és LALAND EVENT GEST, SL, amb seu a Sabadell, i és qui factura i gestiona les altes. La comissió no ha de buscar res per la seva banda: només ens ha de dir quins documents li demanen i a qui els hem d'enviar.
Un consell pràctic: pregunteu a l'ajuntament quins terminis té per tramitar contractes i pagaments. Si ho sabeu amb temps, ens podeu passar la llista de papers aviat i no us trobareu amb presses la setmana de la festa.
Escenari, so i horaris: què es parla amb el responsable tècnic
La part tècnica fa por a moltes comissions, però és la més fàcil de resoldre si es parla d'hora. Oriol Merino s'encarrega de lligar-la directament amb qui calgui, i el que necessita saber de vosaltres és poca cosa:
- Si hi ha escenari fix, escenari muntat per a la festa o si s'ha de preveure.
- Si l'empresa de so ja està contractada i el seu contacte, per enviar-li la nostra fitxa tècnica.
- Per on poden accedir les furgonetes per descarregar i on es poden aparcar.
- Quins altres actes hi ha aquell dia a l'escenari, per encaixar l'hora de muntatge i la prova de so.
- L'hora d'inici i l'hora màxima de final que marca el permís municipal.
Si voleu entendre què demana una fitxa tècnica abans de parlar amb l'empresa de so, ho hem explicat en detall a l'entrada sobre l'equip de so i llums que necessita un grup de versions.
I el repertori, també es parla?
Sí, però no cal fer-ne una llista. Toquem més de 100 temes dels 80, dels 90, dels 2000 i d'ara, en català, castellà i anglès, enllaçats en medleys per dècades. Podeu fer una ullada al repertori complet i dir-nos si la vostra plaça té alguna particularitat, com un públic molt jove o una nit pensada per a les famílies.
Errors habituals que us podeu estalviar
Després de tocar a més de 300 poblacions, hem vist com s'organitzen festes molt diferents. Aquests són els problemes que més es repeteixen i que es resolen amb una trucada a temps:
- Comparar pressupostos que no inclouen el mateix. Un preu sembla més baix fins que hi sumes el so, la Seguretat Social o el desplaçament. Demaneu sempre que us detallin què hi entra.
- Oblidar l'IVA. Si el pressupost és sense IVA, la partida de la comissió l'ha de preveure.
- Deixar el so per a l'última setmana. L'empresa de so necessita la fitxa tècnica amb temps per preparar el material.
- No dir res de l'horari de final. Si el permís acaba a una hora concreta, l'hora d'inici s'ha de calcular perquè les 2 hores hi càpiguen.
- Reservar tard. Les dates d'estiu es demanen aviat. Us expliquem el calendari a quan s'ha de reservar el grup per a la festa major.
Si la vostra festa és en una comarca concreta, també podeu mirar les pàgines de grup de versions a Girona o a Lleida, amb les poblacions on ja hem tocat. I quan ho tingueu clar, demaneu la vostra proposta per a la festa major amb les dades que hem repassat.
Preguntes freqüents
Què inclou el preu de Fugados de Alcatraz per a una festa major?
Inclou les 2 hores d'actuació sense pauses, l'alta i la baixa dels músics a la Seguretat Social, el personal tècnic, l'assegurança de responsabilitat civil, el desplaçament i el roadmanager. És una proposta tancada i s'expressa sense IVA.
L'equip de so va inclòs?
No de sèrie, perquè moltes festes ja tenen so contractat. Si no en teniu, us preparem una proposta amb equip tècnic inclòs.
Quina documentació ens doneu per a l'ajuntament?
La que acredita l'alta dels músics a la Seguretat Social i l'assegurança de responsabilitat civil, a més de la factura. Digueu-nos què us demana el vostre ajuntament i us ho fem arribar.
Amb qui parlem durant el procés?
Jordi Lozano porta la contractació i Oriol Merino, responsable tècnic, coordina l'escenari, el so i els horaris amb vosaltres o amb la vostra empresa de so.
Quines dades necessiteu per enviar-nos la proposta?
La data, la població, el tipus d'espai, l'hora aproximada del concert i si la festa ja té equip de so. Amb això us podem enviar una proposta tancada.
Quin equip de so i llums necessita un grup de versions
Què és una fitxa tècnica i què passa si la festa ja té so contractat.
Quan s'ha de reservar el grup per a la festa major
El calendari de festes i per què les nits d'estiu volen.
Grup de versions o orquestra
Diferències reals entre els dos formats i com combinar-los.
Porteu la proposta a la propera reunió de comissió
Expliqueu-nos la data, la població i l'espai, i us enviem una proposta tancada amb tot el que inclou perquè la pugueu valorar amb calma.
Demanar propostaJordi Lozano (contractació): 658 481 250